Controle de estoque de peças na oficina: como definir o estoque mínimo

Estoque de peças na oficina tem dois jeitos de dar errado: faltar a peça e o carro ficar parado no pátio, ou sobrar peça e o dinheiro ficar parado na prateleira. Controlar estoque é achar o meio-termo para as peças que realmente giram.

Nem toda peça precisa estar em estoque

Separe as peças em três grupos:

1. Giro alto: usadas toda semana, como óleo, filtros e pastilhas dos modelos mais comuns. Essas precisam estar sempre na prateleira.
2. Giro médio: usadas de vez em quando, como velas, correias e lâmpadas. Vale ter pouca quantidade dos modelos que mais aparecem.
3. Sob encomenda: peças específicas de um modelo ou caras demais para ficar paradas. Compre quando o orçamento for aprovado.

A curva ABC ajuda nessa divisão: liste as peças pelo valor vendido no período. As poucas que somam a maior parte do faturamento (curva A) são as que nunca podem faltar.

Uma conta simples para o estoque mínimo

Não precisa de fórmula complicada. Para cada peça de giro alto:

• Consumo por semana: quantas unidades saem, em média.
• Prazo de reposição: quantos dias o fornecedor leva para entregar.
• Estoque mínimo = consumo por dia × prazo de reposição + uma margem de segurança.

Exemplo: se saem 10 filtros de óleo por semana (cerca de 2 por dia útil) e o fornecedor entrega em 2 dias, o mínimo fica em 4 unidades mais a margem, algo como 6. Quando o estoque chegar a 6, é hora de pedir.

Revise esses números a cada poucos meses. O consumo muda com a época do ano e com o tipo de carro que mais aparece na oficina.

Registre toda entrada e toda saída

Estoque mínimo só funciona se o número no controle bater com a prateleira. Para isso:

• Toda peça que entra é registrada na hora, com a nota do fornecedor.
• Toda peça que sai sai vinculada a uma ordem de serviço. Assim você sabe para qual carro foi e cobra certo.
• Contagem de vez em quando: uma vez por mês, conte as peças de giro alto e corrija as diferenças.

Sinais de que o estoque está mal controlado

• Carro parado esperando peça que “tinha certeza que tinha”.
• Peça cobrada a menos porque saiu sem anotar.
• Caixa de peça empoeirada de um modelo que não aparece há anos.
• Compra repetida da mesma peça porque ninguém viu que já tinha.

Planilha ou sistema

A planilha resolve se alguém atualiza todo dia, o que raramente acontece na correria. Num sistema para oficina, a saída da peça acontece quando ela entra na ordem de serviço, e o sistema mostra o que está abaixo do mínimo que você definiu. O GalviAuto tem essa tela de estoque baixo e a curva ABC de peças; dá para ver na demonstração.

Resumo

Mantenha em estoque só o que gira, defina o mínimo pelo consumo e pelo prazo do fornecedor, registre toda entrada e saída vinculando a peça à ordem de serviço, e conte de vez em quando. Assim o carro não para por falta de peça e o dinheiro não fica parado na prateleira.